InArquio ®
« Combien coûte le stockage de nos archives, pour quel contenu utile ? »
Quel chef d’entreprise ou responsable d’une collectivité ne s’est pas posé cette question un jour… Passez à l’action !
La méthode InArquio® : éliminer les archives inutiles, valoriser les archives historiques
Vos archives sont encombrantes mais ne sont pas toutes signifiantes.
InArquio® réduit le volume d’archives, donc les coûts de stockage.
Les historiens d’InSiglo expertisent vos archives : ils isolent celles qui ont un intérêt historique et préconisent la destruction des archives inutiles. Leur valeur ajoutée : ils ont exploité et traité les archives historiques de nombreuses entreprises.
Cette approche peut paraître expéditive. En réalité, elle sécurise les archives historiques en conciliant avec réalisme nécessités économiques et mémoire.
=> Vous réduisez vos frais de stockage externe.
=> Vous dégagez de l’espace dans vos propres locaux.
Vos archives historiques sont à la fois un patrimoine et une ressource.
InArquio® vous aide à les identifier.
InArquio® analyse vos archives non actives (dites aussi « définitives ») et détecte celles qui ont une valeur historique selon la trajectoire de votre entreprise, sa place dans l’économie nationale, son activité, son marché, sa région. Ces archives sont inventoriées, indexées dans une base de données spécifique et reconditionnées. Vous préservez ainsi des documents de première main, source de connaissance et de valeur essentielle.
=> Elles deviennent actives et alimentent l’histoire, la mémoire, l’identité de marque, le socle de valeurs. Elles inspirent aussi l’innovation et le management.
=> Elles peuvent être partagées avec les collaborateurs de l’entreprise et valorisées en externe.
Pour commencer : le diagnostic InArquio®
Audit documentaire sur site
• Préparation : prise de connaissance de l’entreprise (activité, chronologie, sites).
• Rencontre avec une ou deux personnes ressources.
• Consultation des nomenclatures et visite des lieux d’archivage.
Rédaction d’un rapport d’analyse contenant des recommandations méthodologiques.
Forfait (une journée d’audit + rapport) = 1 000 € HT
Pour continuer…
Définition d’un plan d’action pour l’archivage historique.
Son ampleur dépend du profil de votre entreprise et du budget que vous souhaitez y consacrer.
Modalités de réalisation du plan d’action :
• Tri pour identifier les archives historiques dans les locaux d’archives.
• Collecte (ou organisation de la collecte) de compléments d’archives historiques dans les services et chez les salariés.
• Inventaire, classement, indexation dans une base de données.
• Conditionnement des archives (pour les protéger et les ranger) avec cotation (pour les retrouver).
• Numérisation ou duplication des documents sélectionnés : pour leur fragilité ou pour la mise en réseau.
• Préconisations pour la communication interne : valorisation de la mission d’archivage, sensibilisation à la notion d’archive historique, ateliers historiques, etc.
• Préconisations pour la consultation et le partage.
• Préparation du versement aux Archives nationales du monde du travail ou aux Archives départementales si vous le décidez : un excellent moyen de préserver vos archives historiques tout en les externalisant dans un lieu sûr et ouvert à la consultation, sur autorisation de l’entreprise.
Mission réalisée en lien avec les référents désignés dans l’entreprise (choisis pour leurs compétences, connaissances et intérêt pour le sujet).
Sur devis, déduction faite du forfait diagnostic s’il a été établi au préalable.
Notre conseil
N’attendez pas d‘être confronté.e à un déménagement, à un manque de place critique ou à une inondation pour vous occuper de vos archives !